1. Verantwortlicher
Zitzelsberger Gebäudereinigung GmbH, vertreten durch den Geschäftsführer Stefan Zitzelsberger, Am Elzdamm 44, 79312 Emmendingen, Telefon +49 7641 93700-80, E-Mail kontakt@zitzelsberger.org.
2. Datenschutzbeauftragter
Karl-Heinz Martiné, PROXI. GmbH, E-Mail datenschutzbeauftragter@proxi.de. Dies ist die einzige Adresse, unter der Sie unseren Datenschutzbeauftragten erreichen.
3. Welche Daten wir verarbeiten
Das Kundenportal stellt unseren Auftraggebern Informationen zu den von uns betreuten Objekten bereit (z. B. Qualitätsberichte, Leistungsverzeichnis, Arbeitsschutz-Unterlagen, Nachweise) und nimmt Anfragen, Nachrichten, Rückmeldungen, Reklamationen und Fragen zum Portal entgegen. Wir verarbeiten dazu:
- Zugangsdaten: Ihre dienstliche E-Mail-Adresse, Ihr Name, die für Ihren Zugang freigeschalteten Bereiche und gegebenenfalls eine Befristung.
- Anmeldung: Standardmäßig melden Sie sich mit einem einmaligen 6-stelligen Anmeldecode an, den wir Ihnen per E-Mail senden. Ist es für Ihr Unternehmen freigeschaltet, können Sie stattdessen freiwillig ein eigenes Passwort oder einen Passkey (Anmeldung per Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Geräte-PIN) verwenden. Ihr Passwort wird nicht im Klartext gespeichert, sondern nur als Hashwert in unserem Anmeldedienst; wir sehen es nicht. Ein neues Passwort prüfen wir gegen eine Sammlung veröffentlichter, unsicherer Passwörter („Have I Been Pwned“); dabei verlassen nur die ersten 5 Zeichen eines Prüfwerts (Hash) unser System – weder Ihr Passwort noch Ihre E-Mail-Adresse. Beim Passkey verbleiben Fingerabdruck bzw. Gesichtsmerkmale auf Ihrem Gerät; wir speichern nur einen öffentlichen Schlüssel, einen Gerätenamen und den Zeitpunkt der letzten Nutzung. Außerdem speichern wir, welches Anmeldeverfahren Sie gewählt haben und wann Sie den Nutzungshinweis bestätigt haben. Bei jeder Änderung Ihres Anmeldeverfahrens erhalten Sie eine Hinweis-Mail.
- Sitzung und Fehlversuche: Für die Dauer Ihrer Anmeldung führen wir eine Sitzung. Sie endet nach 30 Minuten ohne Aktivität und spätestens nach 12 Stunden; danach melden Sie sich neu an. Fehlgeschlagene Anmeldeversuche zählen wir, um einen Zugang nach wiederholten Fehlversuchen vorübergehend zu sperren.
- Inhalte, die Sie eingeben: Anfragen (inkl. Bestellnummer), Chat-Nachrichten, Rückmeldungen und Reklamationen. Zu jeder Anfrage speichern wir eine Vorgangsnummer (z. B. KA-2026-0001), welcher Zugang sie gestellt hat, ihren Bearbeitungsstand, unsere Antwort bzw. die Begründung einer Absage, Rückfragen sowie die Zeitpunkte von Eingangsbestätigung, Benachrichtigung und Antwort. Die Zeitpunkte nutzen wir zur Steuerung der Bearbeitung und allenfalls für eine Gesamtauswertung unserer Antwortzeiten, nicht zur Bewertung einzelner Personen.
- E-Mail-Benachrichtigungen zu Anfragen: Sie erhalten an die E-Mail-Adresse Ihres Zugangs eine Eingangsbestätigung und einen Hinweis, sobald wir geantwortet oder die Anfrage abgelehnt haben. Diese Hinweis-Mails nennen nur die Vorgangsnummer und enthalten einen Link ins Kundenportal – weder den Betreff noch den Inhalt Ihrer Anfrage oder unserer Antwort. Die Antwort lesen Sie nach der Anmeldung im Portal unter „Meine Anfragen“. Zu Anfragen, die vor Einführung der Benachrichtigung gestellt wurden, geht der Hinweis an alle aktiven Zugänge Ihres Unternehmens. Mit diesen Hinweisen versenden wir keine Anmeldelinks. Wir fragen Sie per E-Mail nie nach Ihrem Passwort oder einem Anmeldecode.
- Fragen zum Portal: Ihre Frage (Thema, Betreff, Text) und bis zu drei Fotos oder Bildschirmfotos, die Sie freiwillig anhängen. Fotos werden in Ihrem Browser verkleinert; Standort- und Kameradaten werden dabei entfernt. Bitte bilden Sie möglichst keine Personen ab. Fotos, auf denen Personen Dritter erkennbar sind, löschen wir nach Sichtung. Technische Angaben (Browser, Betriebssystem, Fenstergröße, aufgerufene Ansicht, Uhrzeit und Portal-Stand – keine Inhalte aus dem Portal) werden nur mitgesendet, wenn Sie das aktiv anhaken; was mitgeht, sehen Sie vor dem Absenden. Ihre Frage bearbeitet unser Technik-Team in unserem internen Ticketsystem; die Antwort sehen Sie im Portal unter „Meine Fragen“ bzw. „Meine Anfragen“.
- Spracheingabe (freiwillig): Wenn Sie das Mikrofon nutzen, wird Ihre Aufnahme zur Umwandlung in Text an einen KI-Dienst von Google (Google Vertex AI) übermittelt, der in Rechenzentren in der EU verarbeitet. Die Aufnahme wird nicht gespeichert; gespeichert wird nur der Text, den Sie – nach eigener Prüfung und ggf. Änderung – absenden. Es handelt sich um eine KI-gestützte Verarbeitung. Sie können jederzeit stattdessen tippen.
- Hinweise „Neu im Portal“: Wir speichern, welche Hinweise Sie als gelesen markiert haben (Ihre Anmeldekennung, Hinweis, Version, Zeitpunkt). Diese Lesevermerke dienen ausschließlich der Anzeige-Steuerung – ein gelesener Hinweis erscheint nicht erneut. Wir werten sie nicht aus, auch nicht je Person. Die Texte der Hinweise entwirft eine KI auf Grundlage unserer Versionsbeschreibung, also ohne Ihre Daten; veröffentlicht werden sie erst nach Prüfung durch unsere Mitarbeitenden.
- Zugriffsprotokoll: Zeitpunkt, aufgerufene Funktion, Ergebnis und IP-Adresse jedes Abrufs.
- Sicherheitsprotokoll Ihres Zugangs: sicherheitsrelevante Ereignisse (z. B. Passwort festgelegt, Anmeldung per Passwort oder Passkey, abgewiesene Anmeldung) mit Zeitpunkt; die IP-Adresse wird dabei nur in unkenntlich gemachter Form (Hash) gespeichert.
Herkunft der Daten: Ihre Zugangsdaten erhalten wir in der Regel von Ihrem Arbeitgeber, der Sie uns als Ansprechpartner benennt (Art. 14 DSGVO). Alle übrigen Daten entstehen bei Ihrer Nutzung des Portals.
4. Zwecke, Rechtsgrundlagen und berechtigte Interessen
Vertragspartner ist in der Regel Ihr Arbeitgeber, nicht Sie persönlich. Soweit wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen, haben wir unsere Interessen gegen Ihre abgewogen; die Abwägung stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.
| Verarbeitung | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Portalzugang, Anmeldung (Code, Passwort, Passkey), Sitzung, Fehlversuche, Sicherheitsprotokoll | Bereitstellung des Portals für die benannten Ansprechpartner; Schutz vor unbefugtem Zugriff | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an der Durchführung des Vertrags mit Ihrem Arbeitgeber über benannte Ansprechpartner und an der IT-Sicherheit (Art. 32 DSGVO) |
| Anfragen, Chat, Rückmeldungen, Reklamationen, Fragen zum Portal (mit Fotos), Hinweis-Mails | Bearbeitung Ihrer Anliegen und Information über deren Stand | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartner sind; im Übrigen lit. f – berechtigtes Interesse an der Abwicklung des Vertrags mit Ihrem Arbeitgeber. Personen, die in Ihren Eingaben beiläufig genannt oder abgebildet werden: lit. f |
| Technische Angaben zu einer Frage zum Portal (nur wenn angehakt) | Nachvollziehen und Beheben technischer Fehler | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an einem fehlerfreien Portal |
| Spracheingabe | Freiwillige Komfortfunktion: Umwandlung Ihrer Sprache in Text | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an einer einfachen Eingabe; Tippen bleibt jederzeit möglich |
| Lesevermerke „Neu im Portal“ | Nur Anzeige-Steuerung: gelesene Hinweise nicht erneut zeigen | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse, über neue Funktionen zu informieren, ohne Sie wiederholt zu stören |
| Zugriffsprotokoll | Abwehr von Missbrauch, Nachweis der Trennung der Daten je Auftraggeber | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Nachweisbarkeit des Portals (Art. 5 Abs. 2, Art. 32 DSGVO) |
5. Daten unserer Beschäftigten im Portal
Je nach freigeschaltetem Bereich sehen Sie in eng begrenztem Umfang Angaben zu unseren Beschäftigten, z. B. gekürzte Namen und dienstliche Rufnummern unserer Objekt- und Schichtleitungen („Ansprechpartner vor Ort“, Selbstauskunft ohne Uhrzeit), die von Ihnen geforderten, von unseren Kräften unterschriebenen Sicherheitsrichtlinien oder zusammengefasste Nachweisquoten. Rechtsgrundlagen: für „Ansprechpartner vor Ort“ und Nachweisquoten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; für die Sicherheitsrichtlinien Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 8 ArbSchG (Zusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber), hilfsweise lit. f. Diese Angaben dienen ausschließlich der Erfüllung des Auftrags und Ihrer Pflichten als Auftraggeber. Bitte verwenden Sie sie nicht für andere Zwecke, insbesondere nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle einzelner Personen. Arbeitsanweisungen richten Sie bitte an unsere Objektleitung.
6. Empfänger, Auftragsverarbeiter und Drittländer
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die zuständigen Stellen Ihre Anfragen und Nachrichten: Objektleitung, Kundenmanagement, Geschäftsleitung und – bei Leistungen außerhalb des Vertragsumfangs – unser Vertrieb. Fragen zum Portal (mit Fotos) bearbeitet unser Technik-Team im internen Ticketsystem; die Objektleitung Ihres Objekts wird informiert. Technisch setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein (Art. 28 DSGVO):
- Supabase (Datenbank, Anmeldedienst, Dateispeicher) – Rechenzentrum Frankfurt am Main
- Render (Betrieb der Anwendung) – Rechenzentrum Frankfurt am Main
- Resend (Versand der Anmeldecodes, Einladungen, Sicherheitshinweise und Benachrichtigungen zu Anfragen) – Versand über die EU-Region (Irland); die Nachrichten und Versandprotokolle speichert Resend nach eigenen Angaben bis zu 30 Tage in den USA
- Google (Google Vertex AI: Spracheingabe sowie Textentwürfe für „Neu im Portal“ ohne Ihre Daten) – Verarbeitung in Rechenzentren in der EU
Die Passwortprüfung über „Have I Been Pwned“ übermittelt keine personenbezogenen Daten (siehe Ziffer 3).
Drittlandbezug: Die Daten werden in der EU verarbeitet – mit Ausnahme der E-Mails, die Resend bis zu 30 Tage in den USA speichert. Alle genannten Anbieter bzw. ihre Muttergesellschaften haben ihren Sitz in den USA; ein Zugriff von dort ist deshalb nicht ausgeschlossen. Die Garantien je Anbieter:
- Supabase: EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) im Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Render: Zertifizierung nach dem EU-US-Datenschutzrahmen (Art. 45 DSGVO) und zusätzlich EU-Standardvertragsklauseln.
- Resend: Zertifizierung nach dem EU-US-Datenschutzrahmen und zusätzlich EU-Standardvertragsklauseln.
- Google (Vertex AI): Zertifizierung nach dem EU-US-Datenschutzrahmen und zusätzlich EU-Standardvertragsklauseln.
Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage bei uns (kontakt@zitzelsberger.org) oder über unseren Datenschutzbeauftragten (datenschutzbeauftragter@proxi.de).
7. Speicherdauer
Nach Ablauf der folgenden Fristen löschen wir die Daten automatisch, soweit in der Tabelle nichts anderes steht:
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Anfragen einschließlich Vorgangsnummer, anfragendem Zugang, Bearbeitungsstand, Rückfragen, Antwort und Zeitpunkten | 12 Monate nach Erledigung (Antwort oder Absage) |
| Chat-Nachrichten | 12 Monate nach der letzten Nachricht, längstens 6 Monate nach Ende des Vertrags- bzw. Objektbezugs. Wir stellen die automatische Löschung bis 30.11.2026 auf diese Fristen um; bis dahin löschen wir Chat-Verläufe 6 Monate nach Ende des Vertrags- bzw. Objektbezugs. |
| Fragen zum Portal mit Fotos und das zugehörige Ticket | Frage und Ticket 12 Monate nach Erledigung; Fotos und Bildschirmfotos 3 Monate nach Erledigung, Fotos mit Personen Dritter schon nach Sichtung. Wir stellen die automatische Löschung der Fotos bis 30.11.2026 auf die 3-Monats-Frist um; bis dahin werden sie zusammen mit Frage und Ticket gelöscht. |
| Lesevermerke „Neu im Portal“ | 12 Monate; sofort, sobald Ihr Zugang nicht mehr besteht oder deaktiviert ist |
| Sicherheitsprotokoll Ihres Zugangs | 12 Monate |
| Zugriffsprotokoll | 90 Tage |
| Fehlgeschlagene Anmeldeversuche | 24 Stunden |
| Anmeldesitzung | endet spätestens nach 12 Stunden; Sitzungsdaten werden nach 13 Stunden gelöscht |
| Ihr Zugang | bis zum Ende der Zusammenarbeit bzw. bis Ihr Arbeitgeber oder wir ihn beenden; befristete Zugänge enden automatisch. Endet Ihr Zugang oder wechseln Sie zurück zum Code-Verfahren, wird Ihr Passwort unbrauchbar gemacht und Ihre Passkeys werden gelöscht. |
| „Vor Ort“-Meldungen unserer Ansprechpartner | bis Mitternacht des jeweiligen Tages |
| Unterschriebene Sicherheitsrichtlinien unserer Kräfte | im Portal nur während des Einsatzes der Kraft am Objekt; bei uns intern bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach Ende des Einsatzes am Objekt. Diese interne Löschung erfolgt derzeit noch nicht automatisch; wir stellen sie bis 30.11.2026 auf eine automatische Löschung um. |
| Zusammengefasste Nachweisquoten (Monatsstände) | 13 Monate |
| Objekt nach Ende unserer Betreuung | noch 30 Tage im Portal sichtbar, damit Sie Ihre Nachweise abrufen können |
Das Kundenportal ist kein Archiv. Vorgänge, die wir für Abrechnung, Gewährleistung oder die Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, übernehmen wir vor Ablauf der Frist in unsere Vertragsakte; dort gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. § 257 HGB, § 147 AO). Ist ein Vorgang Gegenstand einer rechtlichen Auseinandersetzung, löschen wir ihn erst nach deren Abschluss (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).
8. Sicherheit
Anmeldung per Einmalcode oder – wo freigeschaltet – per Passwort (mindestens 12 Zeichen, Prüfung gegen bekannte Passwörter, Sperre nach wiederholten Fehlversuchen) bzw. Passkey; verschlüsselte Übertragung; strikte Trennung der Daten je Auftraggeber; Freischaltung einzelner Bereiche nur durch uns; automatische Abmeldung nach 30 Minuten ohne Aktivität und spätestens nach 12 Stunden; Dokumente nur über kurzlebige Links. Keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken, keine Inhalte von Drittanbietern. Eingebunden ist nur unser eigenes Reklamationssystem. Wir fragen Sie per E-Mail nie nach Ihrem Passwort oder einem Anmeldecode – erhalten Sie eine solche Aufforderung, antworten Sie bitte nicht und informieren Sie uns.
9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Wenden Sie sich dazu an uns oder an unseren Datenschutzbeauftragten (Ziffern 1 und 2).
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der für uns zuständigen Behörde: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.
10. Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen
Die Nutzung des Portals ist freiwillig; ohne E-Mail-Adresse ist eine Anmeldung nicht möglich. Passwort, Passkey, Spracheingabe, Fotos und technische Angaben sind freiwillig. Die Benachrichtigungen zu Anfragen sind Teil der Bearbeitung Ihrer Anfrage. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.